A conciliação de cartões atualmente é indispensável para a gestão financeira de um supermercado. Afinal, transações com cartões são cada vez mais frequentes, e erros e discrepâncias podem significar grandes perdas.
Portanto, entender e implementar um processo robusto de conciliação é uma necessidade urgente para aqueles negócios que ainda não executam essa estratégia ou que ainda fazem esse processo de forma manual.
Leia até o final e entenda melhor a importância da conciliação de cartões, conheça os tipos existentes e saiba como ela deve ser feita!
O que é conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é um processo que visa identificar e corrigir possíveis discrepâncias entre os registros de vendas com cartões que o supermercado realizou com os repasses feitos pelas operadoras.
A execução desse processo envolve a comparação minuciosa entre os dados das transações processadas no ponto de venda (PDV) e os relatórios financeiros enviados pelas empresas que operam os cartões.
Isto é, o objetivo principal é assegurar que cada transação foi aprovada, liquidada e creditada corretamente na conta do supermercado.
Qual a importância da conciliação de cartões?
Além de garantir que todas as transações sejam corretamente processadas e que os respectivos valores sejam repassados ao supermercado, a conciliação de cartões também é importante para: controlar as despesas e custos das operações com cartão, melhorar o gerenciamento financeiro, permitir um controle maior contra fraudes e erros e identificar padrões de erros.
Entenda melhor sobre cada um desses pontos:
Melhora o gerenciamento financeiro
A conciliação de cartões melhora o gerenciamento financeiro dos supermercados, pois com este processo detalhado o gestor garante que cada transação seja devidamente registrada e conciliada, permitindo que a empresa mantenha um controle rigoroso sobre seus fluxos de caixa.
Ao assegurar que os valores corretos sejam transferidos e que eventuais discrepâncias sejam rapidamente identificadas e corrigidas, a conciliação proporciona uma base sólida para decisões financeiras mais informadas, promovendo um ambiente financeiro confiável e sem prejuízos.
Revela o padrão de erros recorrentes
Através da conciliação é possível identificar eventuais padrões de erros que poderiam passar despercebidos em análises superficiais.
Para gestores de supermercados essa percepção é inestimável, pois permite que eles tomem medidas proativas para mitigar problemas recorrentes, como cobranças duplicadas ou taxas indevidas.
Além disso, quando se desenha um padrão de erros nas operações, você já sabe onde deve redobrar a atenção nas próximas vezes.
Melhora o monitoramento de fraudes
O monitoramento de fraudes é uma preocupação constante no ambiente de transações eletrônicas. A conciliação de cartões atua como uma defesa contra essa ameaça, fornecendo uma análise detalhada e contínua de todas as transações.
Isso possibilita a detecção precoce de atividades suspeitas, como estornos não autorizados ou transações fraudulentas, permitindo que o supermercado tome medidas imediatas para proteger seus ativos e manter a integridade financeira da empresa.
Possibilita o controle de despesas e custos
Por fim, esse processo financeiro oferece uma visão abrangente das despesas e custos associados ao uso das máquinas de cartão, seja em relação ao aluguel ou às taxas.
Ao verificar se as taxas cobradas estão de acordo com os termos contratados e analisar o aluguel das máquinas, a conciliação de cartões possibilita um controle financeiro mais rigoroso, permitindo que o supermercado otimize suas operações e maximize a rentabilidade.
Como a conciliação de cartões ajuda a melhorar os resultados do seu supermercado?
Como visto acima, a conciliação de cartões é importante para diferentes processos, desde para a melhora da gestão financeira, até para o monitoramento de fraudes.
Todos esses pontos interferem nos resultados do negócio. Afinal, o fluxo de operações com cartões é muito alto nesse tipo de segmento. Ou seja, erros nas transações, mesmo que envolvam centavos por transação, podem ter uma proporção ampliada quando se olha para a somatória das operações.
O mesmo acontece com fraudes ou com chargebacks, por exemplo. Por isso, a conciliação de cartões contribui para a melhora dos resultados do negócio, uma vez que identifica anomalias para que elas sejam corrigidas e evitadas.
Tipos de conciliação financeira
Existem diferentes tipos de conciliação que você pode utilizar. As principais são:
- Conciliação de vendas: analisa discrepâncias na base da operação, ou seja, no momento da venda com cartão, identificando eventuais estornos ou duplicações;
- Conciliação de recebimento: analisa se os valores recebidos da operadora dos cartões é equivalente ao esperado pelo registro do fluxo de caixa;
- Conciliação bancária: analise todas as entradas e saídas elencadas na conta bancária da empresa, comparando com os registros internos do setor financeiro do supermercado.
Assim, cada tipo de conciliação contribui para que as finanças do negócio sejam cada vez mais gerenciadas com precisão.
Como fazer conciliação de cartão de crédito e débito?
Existem basicamente duas formas de fazer a conciliação: manual e automatizada. Confira, a seguir, qual é a mais indicada e segura!
Conciliação manual
Uma das possibilidades é fazer a conciliação de forma manual, o que envolve um processo meticuloso e cuidadoso onde a equipe financeira deve verificar manualmente os dados de transações no portal de cada operadora e os registros internos de acordo com taxas e prazos que podem ser informados no sistema para serem confrontados com o extrato bancário.
Este método exige um alto nível de atenção e precisão, já que qualquer discrepância precisa ser identificada e corrigida.
Embora ofereça controle direto, a conciliação manual é muito suscetível a erros humanos e pode ser demorada, especialmente em supermercados com um grande volume de transações.
Conciliação automatizada
Por outro lado, a conciliação automatizada utiliza software especializado para comparar de forma eficiente e precisa as transações de cartão com os registros internos e bancários.
Este método emprega tecnologia de ponta para alinhar automaticamente os dados, destacando quaisquer inconsistências que possam exigir atenção adicional.
A automação da conciliação de cartão reduz significativamente o tempo e o esforço necessários para o processo, permitindo que a equipe financeira se concentre em outras áreas críticas do negócio.
O ERP SMart Solidcon realiza a conciliação automatizada e de forma antecipada através de uma comunicação automática, via internet, com empresas especializadas de conciliação que detêm as informações das operações de cartões. E mais, o software se encarrega de conferir todos os prazos, as taxas e a conta onde o recebimento deve acontecer.
Além disso, ele também pode fazer esse processo por meio de integração do sistema ERP com empresas especializadas.
Portanto, implementar um sistema robusto de conciliação de cartões permite que os supermercados mantenham um controle financeiro rigoroso, minimizem riscos e otimizem suas operações, garantindo que cada centavo das vendas seja corretamente contabilizado.
Com esta prática, os estabelecimentos protegem sua receita e fortalecem sua posição financeira no mercado competitivo atual.
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